Formation Hypnose

Comment ne plus avoir d'annulation de rendez-vous ?

  • Initiateur de la discussion Belineo
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Belineo

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En tant que thérapeutes, nous avons tous été confrontés un jour à ces fameux rendez-vous non honorés, à ces annulations de dernières minutes qui nous font perdre notre temps et des créneaux horaires précieux. Comment les stopper ?
 
jumb

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gerardmer
Localement, il y a un cabinet d'hypnose. Sur le site Internet du thérapeute sur lequel on peut prendre rdv, il précise en rouge que toute séance annulée sera due. On y trouve également son numéro de portable, ce qui fait qu'on peut le contacter directement.
Comment il fait concrètement pour se faire rembourser, cela je l'ignore.
C'est peut-être juste de la dissuasion.

Chez le dentiste, un rdv raté doit être payé, ou dans certaines administrations, manquer un rdv par exemple à Pole Emploi expose à une radiaton et arrêt des indemnités.

La question à te poser est de savoir de quels outils tu disposes, afin d'éviter cet écueil. ????

Certains prennent plus de monde qu'ils ne peuvent accueillir, de façon à ce qu'ils reçoivent le suivant assez rapidement, si le précédent n'est pas là. Sauf que le jour où tout le monde vient, il y alors un retard et c'est sacrément chargé. Par exemple au lieu de prendre que 2 personnes dans un laps de temps, tu en programmes trois. Tu calcules ton élan que tu puisses t'occuper des trois personnes sans trop de stress, ni bâcler, dans un juste milieu de façon à ne pas perdre trop de temps pour rien. (ou bien 5 personnes au lieu de 4, suivant le nombre de client)

Intrinsèquement ce phénomène ne peut à mon sens pas se stopper. En conseil à l'emploi, malgré les sanctions encourues, les absences étaient très fréquentes et surtout au premier rendez-vous et parfois même si la personne avait demandé un rdv.
 
moune

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Alors je suis du genre à faire du surbooking,mais effectivement lorsque tout le monde vient.....c'est fatigant
Lorsqu'une personne ne vient pas à son rendez_vous,je ne l'appelle pas ;au deuxième j'annule tous ses rendez-vous;sauf pour le premier rendez-vous.
Lorsqu'il a oublié son rendez-vous et s'en rend compte après coup,le prochain rendez -vous sera à la fin de la file d'attente(soit dans trois mois!)
Plutôt que de me rouler les pouces,lorsque j'ai un trou,j'en profite pour prendre d'autres rendez-vous,ranger,mes affaires,commander le matériel et j'ai toujours un livre intéressant à lire au besoin
Quand il y a une annulation avant le rendez-vous,il ne me faut pas plus de 15mn pour combler ce trou(j'ai une liste d'attente pour les "urgences" et j'en profite pour remercier la personne qui téléphone
J'ai "éduqué" mes patients pour qu'ils viennent avant leur heure du rendez-vous ,comme cela la journée est fluide sans stress.Et j'ai l'habitude de venir 30mn avant mon temps de travail pour gérer le répondeur et préparer la journée de travail.Je ne compte pas non plus les heures sup,je dispose d'une pointeuse au travail....et si j'en ai de trop ,elles sont mise dans une cagnotte et seront utilisées dans les 5 ans
 
jumb

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J'avais aussi testé ce système de faire venir en avance, qui est plutôt bien, et surtout pour le premier rendez-vous du matin ou du midi. J'avais un logiciel (lol très pratique) qui permettait de savoir sur l'écran qui était là en temps réel (une pointeuse pour les gens où ils s'enregistraient) Ca évite de vérifier (monter, descendre des étages, changer de couloir) pour aller guetter fois si les gens sont là ou non. Ceci étant pertinent si le bureau est loin de la salle d'attente.

Rappeler les gens qui ne sont pas venus, je l'ai fait au début puis j'ai cessé car finalement pour qu'ils disent à chaque fois "j'ai oublié" ou trouvent une excuse bidon ou "j'ai changé d'avis" etc...S'ils voulaient un autre rendez-vous, je les mettais aussi en fin de liste (soit 3 mois plus tard) en prenant en priorité les plus "sérieux"..
 
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moune

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En fait on fait tous pareil.Un jour ma dentiste m'a posé la question et quand elle a entendu ma réponse ,elle m'a dit:"je fais pareil". On en a rit....Et elle a rajouté,je connais les personnes et leur propose une heure en tenant compte de ceux qui arrivent en avance ou en retard....Ainsi j'ai compris pourquoi je ne rencontrais personne dans la salle d'attente!
 
Belineo

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J'ai souvent essayé de comprendre le pourquoi de certaines annulations en effet, mais ce qui m'interroge, c'est aussi le bénéfice secondaire de ne pas honorer un rendez-vous, cela peut également être le signe d'une volonté de toute puissance de la personne qui peut ainsi se "jouer" du thérapeute. Cet aspect est à mon sens non négligeable dans certaines annulations.
Concernant le fait de devoir faire payer la séance non honorée, je n'y crois pas vraiment car il faudrait que la personne pour cela vienne une seconde fois ! Quant à faire payer la séance avant qu'elle ait lieu, je ne sais pas si cela est vraiment légal de faire payer pour une prestation qui n'a pas encore eu lieu.
 
moune

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Il faut comprendre qu'il existe des impondérables
Mes patients sont chroniques et consultent à plusieurs endroits à la fois,certains vont chez celui qui va les recevoir le plus rapidement,d'autres oublient tout simplement car ils gèrent mal la prise des rendez-vous(exemple: quand ils pensent que leur mémoire ne leur fera pas défaut et prennent le rendez-vous en conduisant!),d'autres ont des problèmes de voiture qui ne démarre pas,ou d'état général trop faible pour venir,ou....inondation,..ou diarrhée....ou mauvaise nuit...ou neige....ou peu importe ça arrivera toujours, à vous de voir comment vous voulez le gérer.
Avant cela m’énervait au plus haut point,...plus maintenant,je m'organise ou me repose
ps:faites vous une liste noire de patients indélicats.
Les faire payer avant,cela n'est pas concevable...
 
jumb

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Ah zut zut... Quand je demandais aux personnes pourquoi elles ne sont pas venues à leur rdv, ce sont pour plus de 50 % des cas qu ils ont zappé.
Un oubli ! *
Si le rdv excède 3 semaines de délais il y avait un taux d oubli très fort. À 8 ou 10 jours il y a beaucoup moins d absence. Il y a pas mal de personnes pas très organisées qui ne notent rien ou sur un bout de papier égaré par la suite.

L idée est de prendre le portable de chaque client et de lui faire un rappel automatique de son rendez vous la veille par SMS et si le délais dépasse 3 semaines faire un double rappel. Les dentistes font souvent des doubles rappels. Tu dois pouvoir trouver une appli pour générer des SMS automatiques.

Autre raison invoquée la peur. On prend rdv et finalement peur d y aller...

La volonté de domination je l ai observée très marginalement, moins de 5 %. A l attitude de la personne ce sera alors très visible. Ici on est en milieu non urbain, les gens ont fort peu recours à ce type de stratégie. En grande agglomération je ne sais pas...
 
moune

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même avec le rappel automatique il ne vont pas venir ou se demandent qui envoie le message et pour quoi faire ?
 
jumb

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Le message dit vous avez rendez vous à telle heure avec telle personne, ce qui évite l oubli et minimise les non venues. Bien
Sur ça ne donne pas la motivation
 
jumb

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Tu sais qui envoie, il n y a aucun soucis la dessus comme pour un SMS c est signé
 
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